Cómo redactar una instancia

Índice del artículo

1. ¿Para qué sirve una instancia?
2. Cómo redactar una instancia
3. ¿Qué datos no pueden faltar nunca en una instancia?
4. Ejemplo de instancia
5. Como entregar una instancia

1. ¿Para qué sirve una instancia?

Una instancia es un modelo básico de escrito mediante el cual los ciudadanos pueden comunicarse con las Administraciones Públicas, por ejemplo los Ayuntamientos.

Se trata pues de un formulario que sirve para hacer reclamaciones, solicitudes o denuncias ante estas Administraciones. También se puede utilizar como sustituto de determinados impresos, en algunos casos.

Es recomendable también acompañar de una instancia a la documentación o información que se necesario hacer llegar a una Administración, sea por el hecho que sea.

2. Cómo redactar una instancia

Para redactar una instancia, es necesario seguir un orden lógico que no debemos alterar. Ya que en caso contrario, el escrito puede carecer de sentido. Dicho orden es el siguiente:

• Debemos encabezar el escrito dirigiéndonos a la Autoridad a la que queremos hacer llegar la instancia. Tenemos que utilizar una distinción adecuada, tal como «Ilmo/a. Señor/a» o bien «Distinguido/a Señor/a».

• A continuación tenemos que hacer constar nuestros propios datos personales, para que esa Autoridad sepa con exactitud quién se dirige a ella.

• Una vez hemos puesto nuestros datos, debemos terminar la expresión con dos puntos, y comenzar un nuevo párrafo con la expresión «EXPONE». Nos saltamos nuevamente a otro párrafo, que comenzaremos con la palabra «Que», y a partir de ahí explicaremos los hechos que dan lugar a nuestra reclamación. Aquí incluiremos la posible documentación que sirva para acreditar dichos hechos. Terminaremos con la expresión «Por todo lo cual».

• Empezaremos otro párrafo nuevo con la expresión «SOLICITA». Nuevamente nos saltamos a otro párrafo que empezaremos de nuevo con la palabra «Que», a partir de lo cual, expresaremos qué es lo que pretendemos conseguir por parte de esta Autoridad.

• Lo siguiente será reflejar el lugar y fecha donde esta se hace, y concluimos con nuestra firma personal.

• En último lugar debemos reflejar el cargo completo de la Autoridad a la que nos dirigimos.

3. ¿Qué datos no pueden faltar nunca en una instancia?

En resumen, los datos imprescindibles en toda instancia son los siguientes:

• La denominación de la Autoridad o Institución a la que se dirige el escrito.

• El nombre y apellidos de la persona que la presenta. También deben incluirse otros datos tales como su domicilio, que es esencial para poder ponerse en contacto con el solicitante. Puede incluirse también el número de teléfono o incluso la dirección de correo electrónico.

• Si en vez de ser una persona física, la instancia la presenta una asociación, hay que reflejar su nombre, número de registro y en su caso, nombre de su representante legal.

• Los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamación.

• Lo que se pretende conseguir de la Autoridad a la que se dirige la instancia.

• Firma.

• Documentos que puedan servir para acreditar aquello que se alega en el escrito.

4. Ejemplo de instancia

Siguiendo los pasos que te hemos explicado en el apartado anterior, ya tienes las herramientas precisas para redactar correctamente una instancia. Pero para que tengas un poco más claro cómo se debe hacer este escrito, a continuación te proponemos un ejemplo.

«Ilmo. Señor:

Doña Rosa María Hernández Echevarría, de 28 años de edad, con domicilio en Calle Acuario, número 25 de Jerez de la Frontera (Cádiz), y DNI 49786534-L

EXPONE

Que en el BOE de 17 de febrero del presente año aparecía una convocatoria de plazas para el Cuerpo Superior de Administradores Civiles del Estado.

Que a pesar de haber entregado en plazo la correspondiente solicitud para presentarse a dicha convocatoria, ha quedado fuera de la lista de admitidos.

Que no obstante, reúne los requisitos exigidos en la convocatoria, tal como acredita mediante la presentación de la siguiente documentación adjunta:

• Fotocopia del DNI.
• Fotocopia del título de Licenciatura en Derecho.

Por todo lo cual,

SOLICITA

Ser admitida en dicha convocatoria.

En Jerez de la Frontera, a 11 de abril de 2022

(Firma)

ILMO SEÑOR. (cargo de la Autoridad a la que se dirige el escrito).»

5. Cómo entregar una instancia

Las instancias que se dirijan a las Administraciones Públicas se pueden presentar en la sede de dicho organismo, o también en cualquier otro órgano administrativo, que lo hará llegar al que sea competente.

El funcionario correspondiente deja constancia de la presentación de la instancia, poniéndole un sello de registro con número y fecha de entrega. Esto se hará tanto en el original como en la copia que se quede el interesado, si es el caso.